KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ AYDINLATMA METNİ

1. VERİ SORUMLUSU

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVK Kanunu”) uyarınca, kişisel verileriniz; veri sorumlusu olarak SARAN HOLDİNG A.Ş. (ŞİRKET) tarafından aşağıda açıklanan kapsamda işlenebilecektir.

Veri Sorumlusu sıfatıyla Şirket’e vermiş olduğunuz kişisel bilgilerinizin aşağıda açıklanan şart ve sınırlara bağlı kalınarak elde edilebileceğini, kaydedilebileceğini, ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilebileceğini, mevzuatın izin verdiği durumlarda ve ölçüde üçüncü kişilere açıklanabileceğini, devredilebileceğini, aktarabileceğini, pazarlama odaklı profilleme amaçlı olarak sınıflandırabileceğini ve yine KVKK’da sayılan diğer şekillerde işlenebileceğini belirtmek isteriz.

Bu metin KVKK kapsamında veri sorumlusu olarak aydınlatma yükümlülüğümüzün yerine getirilmesi ve kişisel verilerinize ilişkin bilgilendirilmeniz amacıyla tarafımızca hazırlanmıştır.

2. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI

İnsan Kaynakları Departmanı tarafından personel veya iş başvurusunda bulunacak kişi olarak tarafınıza ait nüfus cüzdanında yer alan bilgiler, ikametgah bilgisi, askerlik durum bilgisi, ailesine ait nüfus kayıt bilgilerini içerir nüfus kayıt örneği, telefon, e-posta, kısıtlı sağlık bilgisi, banka hesap numarası, eğitim belgeleri ve bilgileri, adli sicil belgesi, eski işyeri çalışma belgesi olarak kişisel verileriniz; İş ve Sosyal Güvenlik Mevzuatı gereği, işyerindeki iş akışının düzenli işlemesi ve iş başvurularının değerlendirilmesi amacıyla işlenmektedir.

İdari İşler Departmanı tarafından personel olarak tarafınıza ait TC kimlik bilginiz, adınız, soyadınız, zorunlu sicil dosya evraklarınız, binaya giriş çıkış bilgileriniz, mahremiyet alanları (örneğin tuvaletler) dışındaki kamera kayıt görüntüleriniz; İş ve Sosyal Güvenlik Mevzuatı gereği, iletişime yönelik ve denetimsel idari operasyonların yürütülmesi, şirkete ait lokasyonların fiziksel güvenliğini ve denetimini sağlamak amacıyla işlenmektedir.

Yine İdari İşler Departmanı tarafından ziyaretçi/misafir olarak tarafınıza ait TC kimlik bilginiz, adınız, soyadınız, mahremiyet alanları (örneğin tuvaletler) dışındaki kamera kayıt görüntüleriniz, bina ve tesislerimiz içerisinde kaldığınız süre boyunca internete erişim hizmetinden yararlandı iseniz internet erişimlerinize ilişkin Log kayıtlarınız; 5651 Sayılı Kanun ve bu Kanuna göre düzenlenmiş olan mevzuatın amir hükümleri gereği, şirketin, tarafınızın ve diğer kişilerin güvenliğini sağlamaya yönelik olarak menfaatlerini korumak amacıyla işlenmektedir. Kamera izleme faaliyetine yönelik olarak izlemenin yapıldığı alanlara bildirim yazısı asılmakta, işbu aydınlatma metni de çalışanlar için elektronik posta ya da internet yoluyla, ziyaretçiler/misafirler için ise internet sitemizde erişime açılmaktadır.

Muhasebe ve Finans Departmanı tarafından personel veya müşteri veya tedarikçi olarak tarafınıza ait banka hesap bilgileri, kimlik ve vergi kimlik numaraları, fatura için adres bilgisi, nüfus cüzdan bilgileri; ödeme işlemlerinin yerine getirilmesi, ödeme işlemlerinin takibinin yapılması, muhasebe kayıtları oluşturulması ve desteklenmesi için ilgili kanunlarda belirlenen resmi belgelerin temini, elde edilen dokümanların doğruluğunun sağlanması amacıyla işlenmektedir.

Digital ve Sosyal Medya Departmanı ve Pazarlama ve Kurumsal İletişim Departmanı tarafından yapılan kampanyalara katılan müşteriler veya davetliler olarak tarafınıza ait adınız, soyadınız, telefon numaranız, adresiniz, e-posta adresiniz, doğum tarihiniz olmak üzere kişisel bilgileriniz katılmış olduğunuz kampanyaların yürütülmesi, reklam ve pazarlama (anket ve/veya promosyon) alanında, kullanıcılarının genel eğilimlerini belirlenmesi, hizmetlerle ilgili kalite ve standart denetimlerini yapabilmek, hizmetler hakkında müşterilerin değerlendirme/memnuniyet ölçümleri/şikayet yönetimi, hukuki süreç gibi süreçlerin yönetilmesi ve bu konularda tarafınızla iletişim kurmak, kazanılan hediyelerin ve promosyonların tarafınıza tedariki, pazarlama faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla işlenmektedir.

Bilgi İşlem Departmanı tarafından hizmet alınan firmaların çalışanları olarak adınız, soyadınız, telefon numaranız ve e-posta adresiniz hizmetlerin yürütülmesi kapsamında erişim sağlanması amacıyla işlenmektedir.

3. İŞLENEN KİŞİSEL VERİLERİN KİMLERE VE HANGİ AMAÇLA AKTARILABİLECEĞİ

- İnsan Kaynakları Departmanı, İdari İşler Departmanı, Muhasebe ve Finans Departmanı tarafından toplanan veya veri sahibi olarak tarafınızın temin ettiği kişisel verileriniz;

• SARAN HOLDİNG’in iş ortaklarına ve grup şirketlerine; iş ortaklığının kurulma amaçlarının yerine getirilmesini temin etmek amacıyla sınırlı olarak,

• SARAN HOLDİNG’in hissedarlarına ve şirket içi departman bölümleri arasında; İlgili mevzuat hükümlerine göre SARAN HOLDİNG’in hukuki, etkinlik yönetimi ve kurumsal iletişim süreçleri kapsamında yürüttüğü faaliyetlerin amaçlarıyla sınırlı olarak,

• Hukuken yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına; ilgili mevzuat hükümleri ve yasal yükümlülükler gereği mahkemelerin, icra müdürlüklerin, resmi kurumların hukuki yetkisi dahilinde talep ettiği amaçlarla sınırlı olarak,

• Hukuken yetkili özel hukuk kişilerine; ilgili özel hukuk kişilerinin -banka, denetim firmaları gibi- maaş ödemeleri, bireysel emeklilik, muhasebesel denetim gibi hukuki yetkisi dahilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak,

KVKK’nın 8. maddelerine uygun olarak yukarıda sayılan amaçlar doğrultusunda yurt içinde aktarılabilecektir.

- Digital ve Sosyal Medya Departmanı ve Pazarlama ve Kurumsal İletişim Departmanı tarafından toplanan veya veri sahibi olarak tarafınızın temin ettiği kişisel verileriniz;

• SARAN HOLDİNG’in iş ortaklarına ve grup şirketlerine; iş ortaklığının kurulma amaçlarının yerine getirilmesini temin etmek amacıyla sınırlı olarak,

• SARAN HOLDİNG’in hissedarlarına ve şirket içi departman bölümleri arasında; İlgili mevzuat hükümlerine göre SARAN HOLDİNG’in hukuki, etkinlik yönetimi ve kurumsal iletişim süreçleri kapsamında yürüttüğü faaliyetlerin amaçlarıyla sınırlı olarak,

• Tedarikçilerine; SARAN HOLDİNG’in ticari faaliyetlerini yerine getirmek için ve kampanyalarla ilgili bilgileri, reklam ve tanıtımları iletmek, promosyon çalışma bilgi vermek, kampanyalarla ilgili gerekli hizmetlerin SARAN HOLDİNG’e sunulmasını sağlamak amacıyla sınırlı olarak,

• Hukuken yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına; ilgili mevzuat hükümleri ve yasal yükümlülükler gereği ilgili yetkili kamu kurum kuruluşlarının hukuki yetkisi dahilinde talep ettiği amaçlarla sınırlı olarak,

• Hukuken yetkili özel hukuk kişilerine; ilgili özel hukuk kişilerinin hukuki yetkisi dahilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak,

KVKK’nın 8. maddelerine uygun olarak yukarıda sayılan amaçlar doğrultusunda yurt içinde aktarılabilecektir.

- Bilgi İşlem Departmanı tarafından toplanan veya veri sahibi olarak tarafınızın temin ettiği kişisel verileriniz;

• SARAN HOLDİNG’in iş ortaklarına ve grup şirketlerine; iş ortaklığının kurulma amaçlarının yerine getirilmesini temin etmek amacıyla sınırlı olarak,

• SARAN HOLDİNG’in hissedarlarına ve şirket içi departman bölümleri arasında; İlgili mevzuat hükümlerine göre SARAN HOLDİNG’in hukuki, etkinlik yönetimi ve kurumsal iletişim süreçleri kapsamında yürüttüğü faaliyetlerin amaçlarıyla sınırlı olarak,

• Tedarikçilerine; SARAN HOLDİNG’in ticari faaliyetlerini yerine getirmek için ve teknik olarak alınan hizmetlerin ifası kapsamında destek verilmesi ve teknik hizmetlerin SARAN HOLDİNG’e sunulmasını sağlamak amacıyla sınırlı olarak,

• Hukuken yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına; ilgili mevzuat hükümleri ve yasal yükümlülükler gereği ilgili yetkili kamu kurum kuruluşlarının hukuki yetkisi dahilinde talep ettiği amaçlarla sınırlı olarak,

• Hukuken yetkili özel hukuk kişilerine; ilgili özel hukuk kişilerinin hukuki yetkisi dahilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak,

KVKK’nın 8. ve 9. maddelerine uygun olarak yukarıda sayılan amaçlar doğrultusunda yurt içinde aktarılabilecektir.

4. KİŞİSEL VERİ TOPLAMANIN YÖNTEMİ VE HUKUKİ SEBEBİ

Kişisel verileriniz, otomatik ya da otomatik olmayan yöntemler ile; Şirket’imizin ilgili birimleri, Topluluk Şirketleri tarafından, çalışanlar ile yapılan iş sözleşmeleri, şahsi iş başvurularına konu Şirket’e göndermiş olduğunuz elektronik posta, faks, mektup, ya da buna aracılık eden platformlar aracılığıyla; Şirket’e ve Şirket’in sitesine yapılan ziyaretler; duyuru ve iletişim sağlamak için onay ve iletişim bilgilerinizi almak için oluşturulan veya ürün ya da hizmetlerimize ilişkin memnuniyet veya şikâyetlerinizi toplamak için oluşturulan sistemler üzerinden; Şirket bünyesinde bulunan kart okuyucu programlar, kamera kayıtları aracılığıyla; mobil ve benzeri bir uygulama aracılığıyla ya da basılı olarak tarafınıza sunulan duyuru, elektronik bültene üye olunması, iletişim, şikayet, Şirket’in düzenlediği organizasyonlara, seminerlere, kampanyalara katılım, bu katılım esnasında doldurulan formlar aracılığıyla; Şirket çalışanlarından bizatihi, tedarikçilerden, misafirlerden/ziyaretçilerden, Şirket’in çağrı merkezi veya yüz yüze, telefonla veya başkaca bir iletişim aracı kullanarak gerçekleştirilen iletişimler; sosyal ağlar; cep telefonu, tablet veya sair mobil cihaz uygulamaları; Şirket ile yapılan yazılı veya sözlü iletişim kanalları aracılığıyla sözlü, yazılı veya elektronik ortamda toplanmaktadır.

Aynı zamanda tüm kişisel verileriniz KVK Kanunu’nun 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dahilinde işlenebilecektir.

Kişisel verilerinizi toplamanın hukuki sebebi ise -tüm departmanlarımız için geçerli olmak üzere- KVK Kanunu’nun 5. ve 6. maddelerinde belirtilen, ‘’a) Kanunlarda açıkça öngörülmesi, c) Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması, ç) Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması, d) İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması, e) Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması’’ şartları ve amaçlarıdır. Kişisel verilerinizin bu şartlar dışında işlenmesi hali ise bu metnin (2) ve (3) numaralı maddelerinde belirtilen amaçlarla rızanız doğrultusunda gerçekleştirilmektedir.

5. KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN KVK KANUNUN 11. MADDESİNDE SAYILAN HAKLARI

KVKK’nın 11. maddesi uyarınca, tarafımıza başvurarak kendinizle ilgili;

a) Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,

b) Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

c) Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

ç) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

d) Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,

e) KVKK 7. maddede öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,

f) (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

g) İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

ğ) Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme, haklarına sahipsiniz.

Yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak için kimliğinizi tespit edici belgeler ile kullanmayı talep ettiğiniz hakkınıza yönelik açıklamalarınızı içeren talebinizi; www.saran.com.tr adresindeki formu doldurarak, formun ıslak imzalı bir nüshasını yukarıdaki PTT Evleri Mah. Hacıosman Bayırı Cad. No:16, Sarıyer, İstanbul adresine kimliğinizi tespit edici belgeler ile bizzat elden iletebilir, noter kanalıyla veya saranholding@hs03.kep.tr adresine göndereceğiniz güvenli elektronik imza, mobil imza ya da tarafımıza daha önceden bildirmiş olduğunuz ve sistemimizde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle yazılı olarak ya da Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun belirlediği diğer yöntemlerle tarafımıza iletebilirsiniz.

Kişisel veri sahipleri adına üçüncü kişilerin başvuru talebinde bulunabilmesi için veri sahibi tarafından başvuruda bulunacak kişi adına noter kanalıyla düzenlenmiş özel vekâletname bulunmalıdır.

Usule uygun olarak tarafımıza iletilen talebinize, talebin niteliğine göre en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak yanıt verilecektir. Ancak, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğin 7. maddenin 1. fıkrası gereği başvurunuza, tarafımızca yazılı olarak cevap verilmesi halinde, on sayfaya kadar ücret alınmayacak, on sayfanın üzerindeki her sayfa için 1 Türk Lirası işlem ücreti alınacaktır. Yine aynı maddenin 2. fıkrası gereği tarafınıza cevabın CD, flash bellek gibi bir kayıt ortamında verilmesi halinde, kayıt ortamının maliyetini geçmeyecek ücret talep edilecektir.

Yapılan incelemenin neticesi (başvurunuzun kabul edilip edilmediği veya reddedildi ise sebebi) hakkında tarafınıza yazılı olarak veya elektronik ortamda gerekli bildirim yapılacaktır. KVKK’nın uygulanmasıyla ilgili talebinize konu hususta hatalı olmamız ve inceleme işleminin ücrete tabi olması halinde alınan ücret tarafınıza iade edilecektir.

SARAN HOLDİNG, başvuruda bulunan kişinin kişisel veri sahibi olup olmadığını tespit etmek adına ilgili kişiden bilgi talep edebilir. SARAN HOLDİNG, kişisel veri sahibinin başvurusunda yer alan hususları netleştirmek adına, kişisel veri sahibine başvurusu ile ilgili soru yöneltebilir.

Kişisel veri sahibi KVKK’nın 14. maddesi gereğince başvurunun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde başvuruya cevap verilmemesi hâllerinde; cevabı öğrendiği tarihten itibaren otuz ve herhalde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde K.V.K. Kurulu’na şikâyette bulunabilir.

6. KİŞİSEL BİLGİLERİN SAKLANMASI VE MUHAFAZASI

SARAN HOLDİNG, tüm departmanlar özelinde KVKK, yasal mevzuat veya herhangi bir mahkeme veya yetkili kurum tarafından gelecek bir talep veya emir üzerine kişisel verilerinizin açıklanması veya kişisel verilerinize sizin tarafınızdan aleniyet sağlanması halleri saklı olmak üzere, Şirketimize temin etmiş olduğunuz kişisel verilerinizi gizli tutmayı, bunları ticari sır olarak saklamayı ve gizli bilgilerin gizliliğinin devam ettirilmesi hususunda verilerinizin yetkisiz 3. kişilere veya kamuya ifşasını önlemek için idari ve teknik tedbirler almaktadır. Kişisel bilgileriniz, halka açık olmayan özel bir elektronik ortam verisi içinde, özlük dosyalarında ve arşivde muhafaza edilmektedir. Tarafımıza iletmiş olduğunuz bilgilerin kimlere ne amaçla aktarılacağı bu metnin (3) numaralı maddesinde belirtilmiştir. İşbu Aydınlatma Metni uyarınca kişisel verilerinizi paylaştığımız veya aktardığımız grup şirketleri, iş ortakları, tedarikçilerimiz de verilerinizi yalnızca ilgili hizmetlerin yerine getirilmesi amacı ile sınırlı olarak kullanacak, bu kapsamda kişisel verilerinizi hizmetlerin ifasının yerine getirilmesi için bilmesi gerekli olanlar ve Kanun’da sayılan istisna haller, yasal mevzuat gereği açıklanması dışında 3. kişilere açıklayamayacaklardır.

SARAN HOLDİNG, KVKK’nın 12. maddesi’ne uygun olarak (i) kişisel verilerinizin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, (ii) kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek, (iii) kişisel verilerin muhafazasını sağlamak amacıyla güvenli veri tabanları, sunucular, firewall'lar (güvenlik yazılımları) ve elektronik posta bilgilerin şifrelenmesi dahil, güncel teknolojik gelişmeler ışığında kişisel verilerinizi de dahil olmak üzere bilgilerinizi korumak için bilgi güvenliği politikalarımızla mevcut bilgi ve veri değerlerinin ve risk durumunun analizini yaparak önleyici güvenlik önlemlerini almaktadır.